Preparación de Pedidos de Mercancías

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Los pedidos hacen relación a una solicitud de mercancía por parte de un cliente a un proveedor, previo análisis de necesidades y requerimientos por parte del cliente, además de un estudio previo de conveniencia del proveedor que le va a suministrar los productos requeridos.

El pedido puede formalizarse por vía telefónica, medio escrito (carta, correo, fax o nota de pedido) o por medio de un agente comercial.

Dicho pedido tiene un componente legal ya que se adquiere un compromiso mutuo entre las dos partes involucradas en la operación, es decir cliente – proveedor, el cual deberá legalizarse mediante una factura comercial que muestra las condiciones de la operación o la provisión del servicio con todos los componentes de la misma (partes, fechas, productos, condiciones, etc.).


Picking:



Es el proceso de preparación de pedidos que se realiza para recoger mercancía, productos o materiales, sacando unidades o conjuntos empacados de una unidad de empaque más grande que contiene más unidades que las extraídas, es decir cuando se seleccionan los productos abriendo una unidad de empaque en función de una orden de pedido solicitada.

El picking se puede realizar en unidades, productos envasados en su empaque original, cajas o un grupo de cajas que se alistan de acuerdo con un documento específico que puede ser: factura comercial, orden de compra o pedido, remisión y listado picking de pedido.


Descripción del proceso:

1. Necesidad por parte del cliente.
2. Recibo de la orden de pedido.
3. Verificación o consecución de la mercancía solicitada.
4. Reserva de los productos relacionados en la orden de pedido.
5. Generación del listado de picking.
6. Alistamiento del pedido.
7. Verificación de cantidades y productos.
8. Agrupación de productos.
9. Entrega de pedido en la zona de despacho.


Problemas más frecuentes con el proceso de picking:

* Infraestructura inadecuada
* Productos no disponibles en estantería
* Productos sin existencias
* Recorridos repetidos buscando el producto
* No se utilizan las herramientas tecnológicas implementadas.
* Falta de recursos tecnológicos
* Surtido equivocado de los productos.
* Empaques que no corresponden al producto.

Factores que permiten optimizar el Picking:

* Reducir los tiempos de desplazamiento de los funcionarios encargados de realizar el alistamiento de los pedidos.
* Almacenar los objetos de tal manera que permitan extraerlos de una manera más rápida (por rotación, cliente, tipo o naturaleza del producto almacenado, cajas, paletización).
* Surtir permanentemente las estanterías para evitar faltantes de mercancía.
* Capacitación a los funcionarios que alisten los pedidos con el fin de que conozcan bien el proceso, el centro de distribución, la mercancía y los lineamientos estipulados por la organización en la preparación de los pedidos.
* Determinar causas específicas de retrasos con el fin de aplicar estrategias de solución a dichos retrasos.

Métodos de extracción de pedidos:





Existen varios métodos para realizar el proceso de extracción de mercancías, los cuales se describen a continuación:


1.
Batch Picking (pedido en conjunto):
Hace relación a una extracción conjunta de la mercancía o productos de todos los pedidos agrupados y una separación posterior de cada pedido por cliente, cantidad, línea y referencia de los productos.


2. Pick to box:

Hace relación a la extracción de los productos en forma agrupada y luego colocarlos en forma inmediata dentro de las cajas o canastas de envío del pedido, eliminando así el proceso de separación posterior.

 

Imagen:
3. Manual:

Es cuando el operador prepara el pedido sin ningún otro recurso más que sus propias manos y en forma directa de la estantería a la caja o canastilla de alistamiento.
   
4. Mecanizado Automático:

En este método la operación manual del pedido se combina con herramientas sistemáticas como software especializado o la recopilación de la información por medio de sistemas aplicados al proceso como el voice picking (separación de pedidos por medio de la voz, información que es recopilada en una base de datos específica).
También encontramos el pick to light, el cual por medio de un display luminoso indica la cantidad que debe tomar el operario de acuerdo con el pedido que esté preparando.

5. Por ubicación de productos:
Hace relación a la extracción de los objetos de acuerdo con la ubicación de la mercancía, lo que significa que se hace extracción en altura, picking a nivel del suelo, extracción por ubicación media o medio nivel y picking a bajo nivel.

Cuando el funcionario que realiza el alistamiento va por el producto se denomina picker to part, significa que lo recoge directamente de la estantería a diferentes niveles.

Cuando el producto viaja hacia el funcionario, es decir que éste se encuentra en un lugar fijo donde recibe el producto, se denomina part to picker.